CRM для учета посещаемости

Табель посещаемости детей

Традиционный способ регистрации посещений — ведение табеля. Он используется для отчетности, контроля дисциплины и начисления оплаты за услуги.

Табель — это официальный документ установленной формы, в котором фиксируется информация о посещаемости каждого ребенка. Форма может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

Учет посещаемости вручную

Другой распространённый способ учета посещаемости – ведение журнала. Его активно используют в детских садах, школах, кружках, секциях. Иногда, в роли документа выступает обычная тетрадь или распечатанная таблица, в которой педагог вручную отмечает кто из детей пришел, а кто отсутствует.

Такой формат кажется удобным благодаря своей доступности. Но в современных условиях этого недостаточно. Сегодня важно не только фиксировать посещаемость, но и уметь работать с данными: анализировать их, формировать отчёты, выявлять закономерности.

Недостатки

Ручной способ ведения учёта имеет ряд существенных недостатков:

• Человеческий фактор. Возможны ошибки: путаница в датах, двойные записи, непонятные обозначения. При спешке часто страдает точность данных.
• Отсутствие автоматизации. Подсчёты выполняются вручную, что требует времени и увеличивает нагрузку при составлении отчетов.
• Сложность поиска информации. Приходится перелистывать страницы, нет функций фильтрации, поиска или сортировки — всё нужно просматривать вручную и неоднократно.
• Риск утери или порчи документов. Отсутствие резервных копий делает невозможным восстановление данных.
• Другие недостатки: нет аналитики, процесс трудоёмкий, ограниченный доступ у информации.

Автоматизированный учёт посещаемости

Современные учебные учреждения всё чаще переходят на автоматизацию. Ведение учета в специальной программе структурированное и оптимизированное. Вся информация находится в одном месте и доступна в любой момент.

Система учета посещаемости позволяет исключить рутинные процессы и сосредоточиться на главном — обучении и развитии детей. Рассмотрим некоторые функции CRM от УСУ.

CRM для учета посещаемости УСУ

CRM – это система для управления взаимоотношениями с клиентами. Чаще всего её используют в сфере продаж, также существуют и специализированные решения, адаптированные под разные области деятельности.

CRM система для учета посещаемости от УСУ – узко направленное программное решение, разработанное специально для образовательных и спортивных учреждений. Программа – не просто обслуживает продажи, она предлагает комплексные инструменты для организации полного цикла сотрудничества с клиентом.

Перед началом работы проводится множество подготовительных этапов: распределение помещений, планирование расписания, создание списков учеников и преподавателей, установка условий сотрудничества, распределение ресурсов.

Только после этого начинается учёт посещаемости и управление другими операциями. По сути, в CRM системе формируется основа для начала всей деятельности.

Окно расписания

CRM система от УСУ максимально адаптирована под деятельность образовательных и спортивных учреждений. Поэтому ее можно назвать действительно практичным решением для таких организаций. Рассмотрим, например, окно расписания.

При планировании работы в данном окне пользователь решает сразу несколько задач:

• Составляет расписание с учётом всех ограничений;
• Ведёт записи на групповые и индивидуальные занятия;
• Распределяет группы по классам, учитывая вместимость помещений и количество учеников;
• Планирует графики, избегая наложений и «окошек» в расписаниях учеников и преподавателей.

При этом вся внесённая информация автоматически распределяется по необходимым отчётам, включая электронный табель посещений, который формируется без участия пользователя.

Функции CRM системы

Основные возможности CRM:

• Полный цикл продажи — от первого контакта с клиентом до оформления покупки курса.
• Работа с документами — создание договоров, квитанций, счетов, выписок для сверки данных.
• Планирование расписания — удобное распределение времени для занятий.
• Контроль посещаемости — ручной и автоматический учёт посещений.
• Формирование отчётов и статистики — мгновенный доступ к необходимым данным.
• Проведение анализа — оценка различных показателей для улучшения эффективности работы.

Для отдела продаж предусмотрен специализированный функционал CRM, включающий:

• Анализ конверсии;
• Определение наиболее популярных курсов и тех, от которых чаще всего отказываются;
• Источники информации об учреждении, откуда клиенты узнают о курсах и услугах, и многое другое.

Интеграция с мессенджерами

Для успешных продаж важны каналы связи, и мессенджеры играют ключевую роль в коммуникации с клиентами и продвижении товаров и услуг. WhatsApp, Telegram, Viber — это самые популярные каналы связи, и CRM УСУ легко поддерживает интеграцию с ними.

Интеграция с социальными сетями

Социальные сети (Instagram, VKontakte) — отличные инструменты для продвижения, и CRM система может быть интегрирована с ними. Что это означает?

Все обращения через эти каналы будут поступать в единое окно. Независимо от того, через какой канал клиент отправил сообщение, оно будет собираться в одном месте, и менеджеры смогут отвечать на все обращения из этого окна.

Сообщения не пропадут — они будут отображаться в CRM до тех пор, пока не будет отправлен ответ. Все переписки будут храниться не на телефоне отдельного сотрудника, а в программе, что позволяет легко контролировать важный процесс взаимодействия с клиентами.

Интеграция с телефонией

Звонки — важная составляющая взаимодействия с клиентами, и интеграция с телефонией (АТС) позволяет оптимизировать этот процесс.

При взаимодействии с клиентом автоматически создаётся карточка, что гарантирует сохранность всех данных. Также формируется задание для менеджера о необходимости ответа. Важной функцией является возможность записи разговоров для контроля качества сервиса.

Кроме того, могут быть предоставлены возможности для программного анализа разговоров. Это позволяет распознавать негативные составляющие общения такие, как: использование ненормативной лексики, извинения со стороны менеджера (значит была допущена ошибка), повышение голоса и другие моменты. Эти функции доступны на заказ.

Скачать учет посещаемости в пробной версии можно на официальном сайте компании УСУ.